Архівне зберігання електронної документації: організаційний аспект


Анотація. Стаття присвячена розгляду актуальних питань сьогодення, таких як: специфіка зберігання електронної документації та зберігання документації в електронних архівах. В статті проаналізовано організацію архівного зберігання електронної документації в сучасний період.

The article deals with actual nowadays issues such as: the specify of saving of e- documentation and archives. In article the organization of electronic documentation saving on the current period of time was analyzed. 

Авторські права належать автору статті на www.naub.org.ua

Постановка проблеми. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Саме правильно організований електронний документообіг в організації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Одним із головних етапів електронного документообігу є архівне зберігання електронного документу.
Система архівного зберігання електронного документа може сприяти створенню нової організаційної культури в організації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування архівного зберігання електронного документу, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному стані займаються як російські, так і вітчизняні науковці, зокрема: Г. Г. Асеев, М. П. Бобильова, В. М. Боркус, Ю. Г. Вітін, М. В. Ларін, О. В. Матвієнко, В. І. Тихонов, І. Ф. Юшин. Так, директор ВНІІДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) М. В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І. Ф. Тихонов та І. Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві. В. М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок. Архівним збереженням документів займались: Ж.Ф. Сергазин, С.Д. Пічькевич, К. Селіверстова, З.В. Крайская, Я.С. Калакура .
Мета і завдання дослідження. Метою статті є вивчення та визначення механізмів створення архівного зберігання електронної документації, а саме організаційного етапу. Для досягнення мети поставлені такі завдання:
– на основі аналізу наукової літератури уточнити поняття “архів”, “електронний документ”, “архівне зберігання” та “електронний архів”;
– визначити чинники та необхідні умови архівного зберігання електронної документації в установі;
– з’ясувати роль організації архівного зберігання електронної документації.
Викладення основного матеріалу. Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. Тому вона починається зі збору, накопичення, переробки та осмислення інформації. З кожним роком в органах влади і організація все більш актуальними стають питання створення, організації і функціонування архівів електронних документів. Гарантією успішної роботи організації завжди є ефективна діяльність працівників. Надійне збереження великих обсягів інформації, безумовно, є важливою вимогою до електронного сховища. Але ще більш актуальною є оптимізації взаємодії користувача зі сховищем інформації. У цьому відношенні Microsoft SharePoint Portal Server є унікальним програмним засобом (див. мал. 1). Наявний організації колективної роботи з документами надає найширший спектр інструментів для обробки збереженої інформації. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів [4, с. 69].
Мал. 1. Структура архівного зберігання електронної інформації
Система електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою.
Організація роботи з електронними документами – створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документації інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності [5, с. 324]
Законом України “Про електронні документи й електронний документообіг” від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові основи використання електронних документів у всіх сферах економіки. Електронний документ – це зафіксована інформація у виді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерством фінансів України [7].
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною [3, с. 13]. Також, електронний документ повинний мати обов’язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію. У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.
Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами, його зберігають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу [2, с. 256].
Оригінал електронного документа повинний давати можливість довести його цілісність і дійсність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується в порядку, установленому законом.
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів [5, 158].
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності відповідно до законодавства.
Відправлення і передача електронних документів здійснюються чи автором посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних чи систем шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, що його відправила. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому він записаний, датою і часом відправлення вважаються дата і час здачі його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, установлені законодавством при відправленні документів рекомендованим чи листом передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог спеціального законодавства і їхнім призначенням [1].
Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа, якщо інше не передбачено чи законодавством попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній чи у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинне містити дані про факт і час одержання електронного документа і про відправника цього підтвердження [2, с. 124 ].
У випадку ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що цей електронний документ не отриманий адресатом. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом по їхньому місцезнаходженню (для фізичних осіб – місце проживання), у тому числі якщо інформаційна чи телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отримано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства [3, с. 15].
При фінансовому контролі досліджуються причини порушення правил створення електронних документів і їхнього використання (звертання) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.
Експертне дослідження цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа дотримується законодавства про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних документів, представлення електронних документів архівним установам України і їхнє збереження в цих установах здійснюються в порядку, визначеному законодавством [2, с. 357].
Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, яким визначаються взаємини суб’єктів електронного документообігу. Так, Національний банк України установлює взаємини із суб’єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки України. Комерційні банки вступають у договірні відносини зі своїми клієнтами-підприємствами й організаціями з питань електронного документообігу (створення електронного документа, його носія, підпису, транспортування електронною мережею, обробки в банку і зворотному зв’язку). Суб’єкти електронного документообігу, що здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, і встановлюють для них систему (способи) захисту [8, с. 123].
В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, чи інформацію з обмеженим доступом, забезпечують захист цієї інформації відповідно до законодавства.
Суб’єкти електронного документообігу користаються правами і мають обов’язки, установлені для них законодавством та договорами. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність визначення додаткових прав і обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права й обов’язки можуть установлюватися цими суб’єктами на договірних засадах [1].
Застосування електронних документів і їхній документообіг в управлінні підприємством базується на електронному цифровому підписі. Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22.05.2003 р. регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Цим Законом визначені терміни професійного використання [6].
При зберіганні документів на електронних носіях обов’язково потрібно додержуватися таких вимог:
 інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;
 має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
 у разі наявності має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Підприємства можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи. Архівні установи встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).
У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.
Виділяються 4 групи справ :
– постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;
– тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);
– тимчасового збереження (до 10 років);
– які підлягають знищенню в зв’язку з закінченням термінів
збереження.
Організація зобов’язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи зберігання можуть передаватися до електронного архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником. І на основі цього утворується електронний документообіг.
Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства. [2, с. 97]
Висновки. Отже, основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є: підвищення ефективності управління діяльності, прискорення руху документів у організації, зменшення трудомісткості опрацювання документів, ефективніше та раціональніше зберігання документації. Правильно сформоване архівне зберігання електронного документа в організації сприяє позитивний впливу на процес управління. Зберігання електронних документів здійснюється на електронних носіях і забезпечує можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях є ідентичний терміну, встановленому законодавством для зберігання відповідних документів на папері.
Список використаних джерел та літератури

1. Баркова О. В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс] / О. В. Баркова. – Режим доступа: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. – Заголовок з екрана.
2. Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с.
3. Климова К. Документи Національного архівного фонду в музеях України: принципи класифікації та обліку // Студії з архівної справи та документознавства. – Т. 1. – К., 1996. – С13-20.
4. Матвієнко О. В. Основи організації електронного документообігу [Текст]: навч. Посіб. Для студ. ВНЗ / О. В. Матвієнко, М.Н. Цивін. – К. : Центр учбової л-ри, 2008. – 112с.
5. Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна Україніка» і компьютеризація архівної справи в Україні. Випуск 1. Інформатизація архівной справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. – К., 1996. – 308 с.
6. Про електронний цифровий підпис [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 852-IV. – Режим доступа: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-in/laws/main.cgi?nreg=852-15&myid=DybMfC72eWyP9GSgZiEVEI8EHI40ss80 msh8Ie6. – Заголовок з екрана
7. Про електронні документи й електронний документообіг [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV. – Режим доступа: http://www.dokumenty.com.ua/show/1cid0201.html. – Заголовок з екрана
8. Упор Т.П. Актуальні проблеми розвитку архивної справи в Україні: Доповіді та повідомлення наукової конференції 15-16 березня 1995р. [Текст]: / Т.П. Упор,Прись. – К., 1996.-208 с.

Перелік ключових слів. архів, архівна справа, архівне зберігання, електронний документ, електронний документообіг, електронний архів, інформація.

Інші записи:

    Не знайдено

Студентські публікації, Факультету політико-інформаційного менеджменту

  • Посилання
    1. Юрій
      Вересень 4th, 2010 at 17:33 | #1

      Корисна інформація, особливо про правильно сформоване архівне зберігання, якщо справді правильно – то дуже помагає.

    1. Зворотні посилання відсутні.

    Публікація статті Опублікувати свою статтю